سامانه اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری مروارید
www.ssmorvarid.ir
تلفن فروش و پشتیبانی : 44604650 - 021
نرم افزار اتوماسیون اداری مروارید بر اساس بررسی مدل فعالیتهای سازمان های بخش عمومی، دولتی ، موسسات صنعتی و بازرگانی طراحی و با قابلیت تعریف سیستم گردش کار باعث بهینه شدن روند انجام عملیات، جلوگیری از اتلاف وقت و پراکندگی اسناد و همچنین ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات خواهد شد و می تواند به خوبی پاسخ گوی نیازهای کلیه این مراکز می باشد.

مستقل از سیستم عامل
استفاده از موبایل و تب لت در دسترسی به اینترنت و نرم افزارهای کاربردی تحت آن بطور روزافزون در حال گسترش می باشد ، این درحالی است که اکثر پلاتفرم های ارائه شده در این ابزارها ویندوز نیستند و از سوی دیگر با توجه به دیدگاه دولت در حرکت به سوی سیستم عامل های Open Source ، طراحی نرم افزارهای با کمترین میزان وابستگی حائز اهمیت می باشد .
• عدم وابستگی به سیستم عامل
• قابل دسترس در سیستم عامل های ویندوز، لینوکس ، Ios و . . .
• امکان دسترسی کارتابل موبایل
• امکان دسترسی در تب لت با سیستم عامل های متفارت

مستقل از مرورگر
عدم استفاده از تکنولوژی هایی مانند ActiveX و Java Applet و ایجاد وابستگی به نصب در سمت کلاینت استفاده از تکنولوژی های نوین مانند Ajax تست شده با آخرین نسخه از مرورگرها
سامانه تایپ نامه

یکی از نقاط ضعف اتوماسیون های اداری موجود وابستگی نرم افزار به محیط تایپ Microsoft Word می باشد ، که دراکثرموارد به دلیل یکسان نیودن نسخه Office کاربران ، استفاده از نرم افزار را با مشکل روبرو نماید . این امر موجب وابستگی کاربران به ابزار ، سیستم عامل و سخت افزار خواهد شد .
- عدم وابستگی به محیط MicroSoft Word
- استفاده از ادیتور تایپ مستقل تحت وب
- تولید خروجی متن تایپ شده بصورت تصویر جهت مشاهده ( امکان مشاهده متن تحت موبایل و . . . )
- تعیین سطوح دسترسی به متن ( ویرایش ، پرینت ، قالب نامه ، سربرگ ، متن و الگوهای آماده)
- امکان استفاده از قالب و سربرگ های متنوع
- امکان الصاق فایل متنی Word به نامه ( تبدیل اتوماتیک متن الصاقی توسط برنامه )
- امکان تعریف متن پیش فرض و الگوهای تایپ شخصی توسط هر کاربر
- امکان تعیین چندین امضا کننده و تعیین ترتبب امضا افراد
- استفاده از جملات و شعارهای پیش فرض در بالای نامه
- ارسال اتوماتیک نامه به افراد خاص
- ارسال اتوماتیک رونوشت به افراد مورد نظر پس از امضا و تایید


سامانه اسکن نامه
- امکان اسکن در محیط وب
- سازگار با کلیه مرورگر های موجود ( IE , FireFox ,Chrome, . . . )
- عدم نیاز به نصب و معرفی نرم افزار اسکنر به برنامه
- قابلیت استفاده آسان و سریع صفحات
- سازگار با تمامی اسکنرهای موجود (اسکنر های حرفه ای دبیرخانه اسکن تک رو ، دو رو ، Flat و Feeder )
- فراخوانی اتوماتیک وب کم و ثبت تصویر در بخش اسکن نامه
- عدم نیاز به نصب و تنظیمات پیچیده
- امکان الصاق تصاویر موجود در سیستم تحت قالب فایل اسکن شده
- کاهش اتوماتیک حجم نامه با حفظ کیفیت مطلوب

فایل الصاقی
- کنترل امکان ثبت یا حذف فایل الصاقی توسط افراد
- قفل تغییرات در حین مراحل حرکت نامه
- اعمال محدودیت تعداد فایل های الصاقی بصورت فردی یا گروهی
- اعمال محدودیت حجم فایل الصاقی بصورت فردی یا گروهی
- ثبت کلیه عملیات ثبت ، حذف و ویرایش نامه در بخش ردیابی عملیات
- امکان ذخیره یا نمایش فایل الصاقی توسط کاربر
- نمایش فایل الصاقی تحت قالب مرورگر

ارسال فکس
- حذف کلیه دستگاه های فکس موجود در سازمان (کاهش هزینه های نگهداری چندین فکس )
- پشتیبانی از سیستم فکس مرکزی تحت شبکه با قابلیت اتصال چندین خط تلفن
- استفاده از سخت افزار پیشرفته و مستقل (عدم وابستگی به کامیپوتر خاص و نصب نرم افزار)
- قابلیت تعریف چندین صندوق گیرنده فکس بصورت تلفن گویا
- ارسال اتوماتیک فکس های دریافتی هر واحد سازمانی به کارتابل خاص
- اعمال محدودیت ارسال فکس بصورت فردی یا گروهی
- امکان استفاده از دفترچه تلفن گروهی یا شخصی جهت ارسال فکس
- ارسال پیغام به کارتابل فرستنده فکس در صورت عدم پاسخگویی فکس مقصد
- امکان ارسال فکس های ارسالی یا دریافتی از طریق ایمیل افراد
- امکان ارسال متن و یا فایل های اسکن شده در نامه ( تبدیل فایلهای متنی و تصویر به فرمت دستگاه )

سامانه پیام
در مواقعی که نیاز به اطلاع رسانی یا ارسال نامه های غیر رسمی که نیاز به پیگیری مراحل ارجاع وجود نداشته باشد می توان از این قابلیت استفاده نمود
- امکان ارسال متن یا فایل الصاقی تحت قالب پیام
- اطلاع رسانی پیام جدید و آمار پیام های خوانده نشده بصورت آنلاین
- ارسال پیام بصورت فردی یا گروهی
- امکان مشاهده پیام های بدون نیاز به خروج از کارتابل
- کنترل محدودیت سطح دسترسی ارسال پیام کاربران

بایگانی نامه ها
ارائه بایگانی نامه ها در دو بخش مجرا جهت ثبت و طبقه بندی موضوعی نامه های حوزه های دبیرخانه و همچنین ایجاد و طبقه بندی نامه های شخصی ارائه گردیده است
- ایجاد کلاسه بایگانی بصورت درخت واره
- امکان بایگانی نامه در چندین کلاسه بایگانی توسط هر کاربر
- امکان جستجوی عناوین درخت بایگانی
- امکان جستجو و دسترسی نامه های بایگانی شده در هر کلاسه
- امکان بایگانی نامه همزمان با ارجاع نامه
- مشاهده نامه های بایگانی بدون نیاز به خروج از کارتابل
- ارائه جستجوی سریع در داخل کارتابل
- ارائه ساماه پیشرفته چستجو و ارئه گزارش نامه های بایگانی شده

سامانه ارجاعات
فراهم نمودن کاربری آسان بطوریکه کاربران نرم افزار بتوانند در کوتاهترین زمان ممکن نامه مورد نظر را ارسال نماییند
- ایجاد گروه های ارسال عمومی
- ایجاد گروه های ارسال توسط کاربران
- ایجاد ارجاع سریع ( تعیین گیرنده مورد نظر)
- ارجاع مجدد به ارسال کننده نامه ( Replay )
- امکان جستجوی پیشرفته جهت تعیین گیرندگان نامه
- ارجاع آشکار و پنهان درصورتیکه بخواهیم گیرندگان فقط زنجیره ارجاعات ، پاراف و . . . خاصی را مشاهده نمایند
- ایجاد پاراف های پیش فرض توسط هر کاربر
- تعیین پاراف گروهی و یا ایجاد هامش برای یکایک گیرندگان
- امکان ارجاع اتوماتیک نامه پس از امضا ( مسئول دبیرخانه ، مسئول دفتر و . . .)
- امکان ارسال اتوماتیک ، رونوشت نامه پس از امضا
- امکان ارسال اس ام اس به گیرندگان نامه
- امکان ارسال مستقیم به ایمیل ، فکس ، شبکه دولت و سایر اتوماسیون ها( ECE ) با حفظ سطوح کاربری
- امکان تعیین محدوده ارجاع کاربران بر اساس چارت سازمانی
- امکان تعیین محدوده ارجاع کاربران بصورت فردی و گروهی

پیام کوتاه ( اس ام اس )

با توجه به ارائه سامانه پیام کوتاه در مجموعه نرم افزارهای اداری مروارید ، و همچنین وجود یکپارچگی بین سامانه ها شرایط استفاده از این سامانه با حفظ سطوح دسترسی برای کلیه کاربران اتوماسیون نیز فراهم می باشد
- ارسال پیام کوتاه همزمان با ارجاع نامه به گیرندگان نامه
- امکان استفاده از دفترچه تلفن عمومی سیستم
- امکان تعریف و استفاده از دفترچه تلفن شخصی جهت ارسال و دریافت پیام کوتاه
- امکان تعیین ارسال اتوماتیک پیام کوتاه در زمان تعیین شده در بخش دفترچه یادداشت فردی

فرم ساز Form Generator
این سامانه با ارائه محیط قدرتمند و انعطاف پذیر امکان طراحی کلیه فرم های سازمان را فراهم می آورد بطوریکه راهبر سیستم بدون نیاز به داشتن دانش برنامه نویسی بتوان کلیه مراحل طراحی و پیاده سازی را انجام دهد
مدیریت طراحی فرم
- محیط طراحی تحت وب ، مستقل از سیستم عامل و مرورگر
- امکان کنترل سطح دسترسی کاربران به فرم های طراحی شده
- تولید اتوماتیک پرینت فرم طراحی شده
- امکان تعیین محل دسترسی فرم ( وب سایت سازمان ، الصاق به نامه اتوماسیون ، سامانه آرشیو اسناد و . . . )
- ایجاد ارتباط بین فرم های طراحی شده با سامانه گردش کار (Work Flow)
- امکان در اختیار قراردادن فرم های طراحی شده به کاربران برون سازمان و ارسال اتوماتیک فرم به کارتابل فرد یا افراد مورد نظر
- امکان استفاده از فیلدهای اطلاعاتی متنوع همچون متن، عدد، چند انتخابی، دکمه رادیویی، محاسباتی، تصویر ، امضا
- امکان تعیین دریافت فایل الصاقی و پیوست به همراه فرم
- اعمال محدودیت مشاهده و ویرایش برروی تک تک صفحات فرم و فیلدهای طراحی شده
- استفاده رنگ بندی ، تعیین چپ چین و راست چین و . . .در قرار گیری فیلدها
- امکان تنظیم ارتفاع فرم به میزان دلخواه
سطوح دسترسی
- تعیین دسترسی افراد به فرم ها
- امکان استفاده از فرم ها در سامانه های متفاوت با مدیریت یکپارچه ( پورتال ، اتوماسیون ، آرشیو اسناد و . . . )
- اعطا مجوز دسترسی بصورت گروهی
- تعیین میزان دسترسی افراد به تک تک فیلدهای فرم طراحی شده
- الصاق فایل به همراه فرم توسط ارباب رجوع
- الصاق اتوماتیک امضا افراد در فرم در هنگام گردش فرم در سیستم
- امکان رهگیری و یا ویرایش فرم تکمیل شده توسط ارباب رجوع
گزارشات
- امکان جستجوی فرم های طراحی شده
- امکان جستجو بر اساس کلیه فیلدهای فرم
- ارتباط با سامانه گزارش ساز
- ارائه گزارش بر اساس کلیه فیلدهای فرم طراحی شده
-
مزایا
• کاهش مراجعات حضوری و غیر ضروری
• آگاهی از نحوه جریان کار
• صرفه جویی در هزینه و زمان
• برقراری ارتباط دو طرفه و پیگیری مستمر کار ها

ارتباط با اتوماسیون شبکه دولت و سامد

- هماهنگی کامل جهت دریافت و ارسال OnLine مراسلات بین اتوماسیون شبکه دولت
- تعیین گیرندگان نامه ونحوه ثبت نامه دریافتی
- دریافت نامه لحظه ای نامه در کارتابل
- ارسال رسید نامه دریافتی

سیستم مدیریت گردش کار و فرایند کسب و کار Workflow BPMS

هدف از ارائه این سامانه ایجاد بستر مناسب جهت مدیریت جریان کار فرایندهای الگوپذیر در سازمان بصورت کاملا مکانیزه و خودکار می باشد بطوریکه فرم های دارای مسیر حرکت مشخص و از بیش تعیین شده در سریعترین وضعیت ممکن در مسیر درست پاسخگویی قرار گیرند :
• محیط کار سازگار با کلیه مرورگرهای متداول از جمله IE, Mozilla Firefox
• محیط طراحی گرافیکی بسیار ساده
• عدم نیاز کاربر به دانش برنامه نویسی جهت طراحی
• ایجاد گردش های پیش فرض
o گردش درخواست حضور و غیاب ( مرخصی ، ماموریت و . . .) ، اطلاع رسانی مانده مرخصی به مافوق قبل از تائید و ارسال به سامانه حضور و غیاب
o گردش فرم حکم کارگزینی و ارسال نتایج به سامانه کارگزینی
o گردش فرم های مالی اسناد حسابداری و تبادل اطلاعات با سامانه حسابداری
o گردش درخواست کالا از انبار و کنترل موجودی
o گردش درخواست خرید کالا و . . .
• اعطا مجوز دسترسی گردش ها بصورت فردی و گروهی
• امکان تعریف دسته بندی گردش های ایجاد شده
• امکان اولویت بندی نمایش گردش کارها در کارتابل
• امکان الصاق فرم های طراحی شده به گردش
• ایجاد فیلترین گردش ها در کارتابل نامه
• امکان جستجو گردش کار ها
• نمایش گرافیگی مراحل حرکت گردش و اطلاعات الصاقی در سامانه اتوماسیون


برد آزاد سازمانی

ایجاد محیطی جهت طرح مباحث آزاد بطوریکه کلیه افراد درون سازمانی بتوانند پیرامون مسائل مطرح شده به تبادل نظر و گفتگو بپرازند
- امکان ایجاد اتاق گفتگو در سطوح مختلف
- مدیریت مباحث مطرح شده توسط روابط عمومی
- پاسخگویی به افراد پیرامون نظرات ، انتقادات و پیشنهادات مطرح شده

دفترچه یادداشت
- ارائه دفترچه یادداشت شخصی در کارتابل
- ثبت کلیه جلسات ، فعالیت ها و مراسم
- امکان تنظیم زمان یادآوری فعالیت ثبت شده در هنگام ورود یا سامانه یا ورود به کارتابل
- امکان ارسال پیامک در تاریخ مورد نظر به کاربر یا شماره های مورد نظر وی
- امکان تنظیم محدوده یادآوری فعالیت ( فقط یک بار ، هر روز و . . . )

سامانه آموزشی ، سامانه پژوهشی ، سامانه اتوماسیون اداری ، سامانه حضور و غیاب ، سامانه آرشیو اسناد و مدارک ، سامانه کارگزینی ، سامانه روابط عمومی ، سامانه حسابداری ، سامانه انبار ، سامانه اموال ، سامانه ابلاغ اعت