سامانه مدیریت محتوا

شرکت ویراتک شریف با هدف ارائه راهکارهای تخصصی در حوزه فناوری اطلاعات و ارتباطات، از سال 1389 شروع به کار نموده است. این مجموعه با پشتوانه نیروهای کارآزموده فارغ التحصیل از بهترین دانشگاه های کشور و با ارائه سطح بالایی از دانش فنی روز در حوزه های مشاوره، تحلیل، طراحی و تولید نرم افزار توانسته است ارتباطی ارزنده میان نخبگان دانشگاهی و صنعت کشور برقرار کند.
سامانه جامع مدیریت فرآیندها و محتوای سازمانی ویراتک شریف، راهکاری جامع برای شرکت‏ها و سازمان‏ها جهت مدیریت مکاتبات، مدیریت فرآیندها و مدیریت اسناد سازمانی است. رویکرد اساسی در طراحی و پیاده سازی این سامانه اطلاعاتی، تولید محصولی متفاوت با محصولات موجود در بازار و توجه به نیازهای اصلی کاربران کنونی این سامانه‏ ها بوده است. مستقر شدن این سامانه در هر سازمان زمینه را برای افزایش کارایی و کاهش هزینه‏ ها فراهم خواهد نمود. مهم ترین ویژگی‏ های عمومی این سامانه را می‏ توان به شرح زیر بیان نمود:
• سامانه تحت وب
با گسترش و تغییر نیازهای کاربران، رویکرد پیاده سازی تحت وب سامانه ‏های اطلاعاتی روز به روز گسترش می‏ یابد. علل اصلی این امر را باید در مواردی چون عدم تمرکز سازمان‏ ها در یک مکان، وابستگی نرم افزارهای دسک‏تاپ به شرایط خاص رایانه کاربران و هم‏چنین نیاز مدیران و کاربران به دسترسی به سامانه مستقل از حضور در دفاتر سازمان یا شرکت دانست.
• رعایت صحیح طبقه بندی بر اساس سلسله مراتب اداری
مسئله طبقه‏ بندی صحیح اسناد برای بسیاری از شرکت‏ ها و سازمان‏ ها از اهمیت بسزایی برخوردار است. در این میان رعایت نکاتی چون تفکیک مناسب اشخاص و نقش ‏های سازمانی آن ‏ها از یکدیگر، طبقه بندی چارت ‏ها، ایمیل‏ ها و سایر امکانات جانبی سامانه در کنار طبقه بندی نامه ها و اسناد سازمانی حائز اهمیت است.
• رعایت اصول امنیت اطلاعات جهت حفظ اسرار سازمان ‏ها و شرکت‏ ها
علاوه بر طبقه بندی اسناد، مسئله دیگری که گریبانگیر سازمان‏ ها و شرکت‏ های ایرانی است، حفظ امنیت اطلاعات علی الخصوص در سامانه‏ های تحت وب است. در این زمینه باید به مواردی چون مدیریت امکان کپی برداری از اسناد، مدیریت دسترسی‏ های اعطاشده تحت شبکه و امن‏سازی بستر جابجایی اطلاعات توجه شود.
• سادگی و کاربرپسندی
سادگی و کاربرپسندی را باید از کلیدی ترین ویژگی‏های یک سامانه اطلاعاتی با کاربری عمومی دانست. برخورداری از جذابیت بصری و ظرافت گرافیکی محصول در کنار ساده سازی فرآیندهای پیچیده برای کاربر و جلوگیری از درگیر شدن وی با موارد غیر ضروری مسئله‏ای است که از مرحله طراحی و تحلیل سیستم تا پیاده‏سازی نهایی آن به عنوان محصول در سامانه ویراتک دیده شده است.
• امکان اتصال به نرم افزارهای رایج
از ویژگی های کلیدی سامانه های مدیریتی ویراتک، امکان اتصال آن ها به نرم افزارهای کاربردی کاربران است. این سامانه امکان اتصال به نرم افزار مدیریت پروژه Microsoft Project را دارا است.
سامانه مدیریت فرآیندها و محتوای سازمانی ویراتک را می‏توان به سه زیرسامانه اصلی تقسیم نمود:
1- اتوماسیون اداری (مدیریت مکاتبات و دبیرخانه)
سامانه مدیریت مکاتبات یا «اتوماسیون اداری ویراتک» راهکاری جامع برای مدیریت مکاتبات اداری هر سازمان یا شرکت خواهد بود. طراحی این سامانه به گونه‏ ای است که توانایی همگن شدن با مشتریان متفاوت با نیازها و تعداد کاربران متفاوت را دارد. مهم‏ترین ویژگی‏ های این سامانه علاوه بر ویژگی ‏های عمومی را می‏ توان در موارد زیر بیان نمود:
• برخورداری از نرم‏افزار ویرایشگر متن داخلی فارسی و انگلیسی و عدم نیاز به باز کردن نرم افزارهایی مانند Microsoft Word در هنگام اجرا که علاوه بر کاهش سرعت عمل و ایجاد مسائل امنیتی، نرم افزار را به بستر سخت افزار و سیستم‏ عامل آن وابسته می‏کنند.
• برخورداری از سیستم دبیرخانه بر مبنای نیاز کاربران شرکت ها و سازمان های ایرانی
• ارسال دومرحله ای نامه ها
• برخورداری از امکان تقسیم و واگذاری پیگیری نامه ‏ها
• بایگانی و مرتب سازی نامه‏ های ارسالی و وارده
• جستجوی پیشرفته میان نامه ‏های اداری و پیوست‏ ها
• امکان پیاده سازی فرآیندهای اولیه برای جابجایی درون سازمانی و ارجاع خودکار نامه ‏ها
• تعیین دقیق سطوح محرمانگی برای هر نامه با توجه به تعاریف اولیه سیستم توسط کارفرمایان
• امکان اعمال تنظیمات شخصی برای کاربران
• پشتیبانی از گروه‏ های عمومی و شخصی
• امکان ساختاردهی به شماره نامه ‏ها و پشتیبانی گروه‏بندی برای سریال نامه ‏ها
• امکان انتقال پیش‏نویس به همراه مشاهده روند انتقال آن
• امکان مشاهده گرافیکی درخت ارجاع نامه ‏ها
• امکان برچسب گذاری نامه ‏ها و جستجو بر اساس برچسب‏ ها
• پشتیبانی از هامش(پاراف) نامه ‏ها
• امکان مشاهده نامه ‏ها در محیط وب بدون نیاز به نصب افزونه یا برنامه جانبی
• پشتیبانی از پیام‏ های شخصی و ارسال انبوه آن (مثال: ارسال خصوصی فیش حقوقی کاربران)
• پشتیبانی از ارسال فایل همراه با پیام ‏های شخصی
نمایش و دسترسی به کارتابل نقش‏ های مختلف سازمان در یک صفحه و جستجو در تمامی آن‏ ها
2- مدیریت اسناد سازمانی (مدیریت مستندات)
سامانه مدیریت اسناد شرکت ویراتک شریف، سامانه ای قدرتمند در زمینه دسته بندی، بایگانی، جستجو و اعمال تغییرات بر روی اسناد سازمانی است. این سامانه از ویژگی‏ های ذیل برخوردار است:
• امکان افزودن اسناد به آرشیو سازمان و مرتب سازی و دسته بندی آن‏ ها
• امکان افزودن سند به نامه و نگهداری آن در آرشیو سازمان
• امکان پیش نمایش فایل‏ های استاندارد در محیط سامانه (pdf, Doc,…)
• امکان ثبت نظرات کاربران روی هر یک از اسناد
• امکان جستجوی پیشرفته در میان اسناد سازمان
• امکان برچسب گذاری اسناد و جستجو بر اساس برچسب اسناد
• امکان تعیین سطوح محرمانگی برای دسترسی به هر یک از اسناد بر مبنای چارت سازمانی
• امکان تعیین سطوح محرمانگی برای دسترسی به هر یک از اسناد بر مبنای نام اشخاص
• امکان استخراج و بازگردانی اسناد (Import/Export)
• امکان نسخه بندی اسناد و حفظ نسخه‏ های پیشین پس از اعمال تغییرات
• ثبت تغییرات و تهیه پشتیبان از اسناد جهت حفظ اطلاعات
امکان اتصال به سامانه مدیریت فرآیند از طریق پشتیبانی از فرآیندهای مربوط به تولید اسناد
3- مدیریت فرآیندهای سازمانی (مدیریت گردش کار)
سامانه مدیریت فرآیندهای سازمانی(مدیریت گردش کار) شرکت ویراتک شریف، راهکاری جامع برای مدیریت گردش کار در هر سازمان یا شرکت است. با استفاده از این سامانه می توان ضمن استانداردسازی و مدل نمودن فرآیندهای سازمانی، هزینه های عمومی چون مصرف کاغذ و جابجایی درون سازمانی پرونده ها را کاهش داده و مهم تر از آن، روند انجام امور اداری را شفاف، ساده و تا حد ممکن کوتاه نمود. مهم ترین ویژگی های این سامانه علاوه بر ویژگی‏ های عمومی را می‏ توان در موارد زیر بیان نمود:
• امکان تعریف کلیه فرآیندهای مورد نیاز هر سازمان
• امکان دسته بندی فرآیندهای سازمانی (اجرایی، اداری،...)
• امکان تفکیک اشخاص و نقش ها از یکدیگر با توجه به نیازهای سازمان
• امکان طبقه بندی صحیح مکاتبات بر مبنای اشخاص و نقش ها
• امکان نمایش گرافیکی مراحل مختلف هر فرآیند
• امکان مشاهده وضعیت هر فرآیند و گزارش گیری در خصوص نحوه پیاده سازی سازمانی آن
• امکان تعریف وظایف و فعالیت ها برای کاربران
امکان نمایش و گزارش گیری از وضعیت پیشرفت هر وظیفه یا فعالیت در درون سازمان

ویراتک شریف ، مدیریت ناوگان ، حمل و نقل هوشمند ، GPS ، مدیریت اسناد ، مدیریت فرآیند ، مدیریت گردش کار ، اتوماسیون اداری ، مدیریت مکاتبات اداری ، نرم افزار موبایل ، اندروید ، android ، iOS ، تحت ویندوز