نرم افزاریکپارچه آرشیووبایگانی

نرم افزار یکپارچه آرشیو:
1- نرم افزار بایگانی
2- نرم افزار دبیرخانه
3- نرم افزار اتوماسیون اداری (کارتابل و گردش مکاتبات اداری)
+ دفترچه تلفن رایگان
با راهنما (نصب ، راه اندازی ، آموزش)
اهداف نرم افزار
1- سادگی کار با برنامه
2- تعریف و تنظیمات پوشه ها و فیلدهای بایگانی و دبیرخانه با توجه به نیازهای شغلی و صنفی
3- نظم و سازماندهی بایگانی اطلاعات و گردش مکاتبات اداری نامه ها
4- صرفه جویی در وقت با دسترسی آسان و سریع به آرشیو و گزارشات
5- صرفه جویی در هزینه با حذف کاغذ از مکاتبات اداری
6- امکان کار در شبکه و اینترنت
معرفی نرم افزار
1. فرم ساز: تعریف و ایجاد دبیرخانه ها و بایگانی های مجزا از هم.
تعریف پوشه ها و زیر پوشه های آنها بصورت نمودار درختی.
برای هر پوشه اصلی می توان عنوان فیلدهای بایگانی را با توجه به نوع شغل و صنف ویرایش، حذف و اضافه کرد. (فرم ساز)
فرمت فیلدهای قابل تعریف عبارتند از:فیلد اندیکاتور دبیرخانه، تاریخ، عدد، بلی با خیر ( متغییر منطقی) و رشته ایی.
2. ثبت و بایگانی نامه ها و اطلاعات:
ثبت و ویرایش اطلاعات در پوشه های بایگانی و امکان دریافت نامحدود فایل های پیوست از اسکنر و هارد دیسک برای هر ثبت.
ثبت خودکار شماره اندیکاتور برای پوشه های دبیرخانه و امکان تغییر و ویرایش آن توسط کاربر.
اسکن نامه ها، اسناد و مدارک
امکان ثبت عکس برای بایگانی ( برای مثال ثبت عکس پرسنل در بایگانی مشخصات پرسنل ).
تمامی فایل های ثبت شده در برنامه کد گذاری و به فایل باینری با حجمی در حد چند کیلو بایت تبدیل و سپس در بانک اطلاعاتی ذخیره می شود .
امکان قفل اسناد بایگانی شده.
امکان ارسال و ارجاع نامه ها و اطلاعات بایگانی شده به کارتابل کاربران.
دریافت و ثبت نامه های تعریف شده و ارسال شده توسط کاربران.
ارتباط با دستگاه های جانبی و سایر نرم افزارها.
3. جستجو و گزارشگیری - گزارش ساز:
امکان جستجو در تمامی فیلدهای نامه ها و اطلاعات بایگانی شده.
امکان چاپ نتایج جستجو با انتخاب فیلدهای خروجی و اندازه هر یک از آنها جهت نمایش در چاپ گزارش (گزارش ساز).
امکان ارسال نتیجه گزارشات به اکسل.
امکان جستجوی فایل های ضمیمه.
گزارش گردش اداری نامه ها .
4- کارتابل و گردش اداری نامه ها
پیام هشدار برای نامه های جدید.
تفکیک و امکان جستجوی نامه های رویت شده , رویت نشده , اقدام شده و جواب داده نشده از یکدیگر در صندوق نامه های کاربران.
نشانه دار کردن نامه ها جهت یادآوری و امکان انتخاب دسته جمعی آنها.
ایجاد نامه های جدید و مکاتبات داخلی ( ارجاع نامه به دیگر کاربران)
امکان درج پی نوشت، پاراف و دستور برای مکاتبات اداری.
امکان تعیین محدوده زمانی برای جواب دادن یک نامه.
امکان ارسال به صندوق پستی بایگانی یا دبیرخانه جهت ثبت بایگانی و اندیکاتور
امکان اضافه کردن فایل های ضمیمه بطور نامحدود توسط کاربران.
استفاده از فایل های از پیش ذخیره شده (Template)
پیگیری رویت، عدم رویت یا پاسخ و عدم پاسخ نامه های ارسال شده.
گزارش و سابقه گردش مکاتبات اداری به همراه پی نوشت ها، پاراف ها و فایل های اضافه شده.
5- phonebook :
دفترچه تلفن با امکان تعریف گروه ها، ثبت مشخصات شخص و شماره تماس ها، به اشتراک گذاشتن شماره تماس ها در گروه های مختلف، امکان تعریف دسترسی کاربران به گروه های تماس ، جستجو و گزارش گیری

6- تنظیمات نرم افزار
سطوح دسترسی کاربران به هر بخش و یا هر پوشه بایگانی را می توان تعیین کرد.
نوع زبان با فرمت چپ به راست ( انگلیسی ) و یا راست به چپ (فارسی) را تعیین و ثبت کرد.
امکان ثبت فرمت فایل ها (Template) جهت استفاده کاربران در تعریف نامه های جدید
امکانات تعویض فونت و اندازه آن و رنگ فرم ها.
و ...
__________________________________________________________
موارد استفاده:
با توجه به انعطاف پذیر بودن برنامه و امکان ایجاد فرم ها و آیتم های ورودی به همراه گزارشات آن ، از این برنامه می توان برای بایگانی، اندیکاتور و گردش اداری در هر صنفی و شغلی استفاده کرد.
برای مثال این نرم افزار برای مشاغل زیر قابل استفاده خواهد بود:
اداره ها و سازمان ها: دبیرخانه و بایگانی مدارک، مکاتبات اداری نامه ها و اتوماسیون اداری، آرشیو و بایگانی مشخصات پرسنل،...
شرکت ها و کارخانه ها: دبیرخانه و بایگانی فایل ها، اتوماسیون اداری نامه ها، گردش اداری نامه ها، ارسال و ارجاع نامه ها و فایل ها، شرح وظایف، آرشیو و بایگانی اسناد و مدارک مربوط به مناقصه ها، قراردادها، پروژه ها ، مشتری ها و ... (نرم افزار تلفن)
مدارس ، مراکز آموزشی و دانشگاهی: بایگانی و ثبت اطلاعات پرونده دانش آموزان، دانشجویان، اساتید و ...
معاملات مسکن و املاک: نرم افزار بایگانی و ثبت مشخصات ملک و املاک و گزارش و آمار و جستجوی مسکن مورد نیاز جهت اجاره، فروش و ...
فروشگاه ها : بایگانی و آرشیو مشتری ها، اشخاص و فایل ها، دفترچه تلفن و ....
مطب پزشک و دندانپزشک ها: بایگانی و آرشیو اطلاعات بیماران و فایل های مرتبط با آنها، بایگانی تحقیقات و...
استفاده های شخصی: دسته بندی و سازماندهی فایل ها، مقاله ها و بایگانی اشخاص و نرم افزار دفترچه تلفن.
و ...
شماره تماس:04412253601-09148348342
آدرس سایت:www.tarhandishan.com