نرم افزار اتوماسیون اداری، دبیرخانه

سیستم اتوماسیون اداری و دبیرخانه

پارسین اداری

امروزه یکی از مهمترین اهداف ادارات و سازمانها، مکانیزه کردن فعالیت های جاری سازمان ها به منظور بهره وری بیشتر و بهتر از پتانسیل های موجود می باشد.

هدف از اتوماسیون اداری حذف کاغذ از مکاتبات، بالا بردن سرعت و سطح پاسخگویی، حفظ امنیت اطلاعات نسبت به سیستم های قدیمی، حفظ و نگهداری اطلاعات، بالا بردن کنترل و نظارت مدیران و تسریع گردش کاری (فنی و اداری) در یک سازمان می باشد. سیستم اتوماسیون اداری به معنی جامع آن، با پیاده سازی مدیریت گردش کار، زیربنای خودکارسازی فرآیندها و گردش کارها در یک سازمان را تشکیل می دهد.

سیستم اتوماسیون اداری شرکت پارسینا سعی نموده با حفظ سادگی بتواند علاوه بر مدیریت جامع مکاتبات اداری، سیستم گردش کار بدون کاغذ و بدون اشتباه را نیز محقق سازد.









مزایای استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری و دبیرخانه پارسینا:

صرفه جویی در هزینه های جاری و حذف کاغذ از چرخه گردش اداری
صرفه جویی و مدیریت در زمان
افزایش سطح و سرعت پاسخگویی
بهره مندی از گزارشات بسیار مهم و کاربردی مدیریتی جهت تصمیم گیری
شناسایی تنگناهای اداری
شناسایی پرسنل فعال و غیر فعال
دقت و سرعت در ثبت، ارجاع و پیگیری نامه ها
گردش کامل نامه از دبیرخانه تا بایگانی به صورت کاملا الکترونیکی










ویژگی های اختصاصی نرم افزار

عدم وجود محدودیت در تعداد کاربران نرم افزار
عدم محدودیت در شماره نامه
امکان تعریف شماره نامه مجزا برای هر سال
استفاده از یک سال پشتیبانی رایگان
استفاده از 10 سال خدمات پس از فروش
امکان رهگیری نامه ارباب رجوع از طریق وب (web)، اس ام اس(sms) و تلفن گویا








با توجه به گستردگی (در عین سادگی) نرم افزار پارسین اداری (اتوماسیون اداری شرکت پارسینا) به زیر تنها تعدادی از امکانات و مشخصات نرم افزار اتوماسیون اداری و دبیرخانه پارسینا را به اختصار آورده ایم.

وجود کارتابل شخصی برای هر سمت به صورت جداگانه

امکان تعریف چارت اداری در نرم افزار

امکان تعریف پست های اداری

امکان تعریف روابط کاری و مسیر گردش مکاتبات اداری

امکان ثبت لیست گیرندگان و فرستندگان نامه

امکان تعریف زیر موضوعات نامه ها

امکان تعریف سطوح دسترسی برای تمامی کاربران و تمامی سمت ها به صورت جداگانه

امکان دسترسی مدیر به کارتابل کارمندان خود

امکان ثبت نامه های وارده به همراه پیوست های آن (شامل تمامی فرمت های فایلی)

امکان ثبت نامه های صادره به همراه پیوست های آن (شامل تمامی فرمت های فایلی)

امکان ثبت مکاتبات داخلی به همراه پیوست های آن (شامل تمامی فرمت های فایلی)

امکان ارجاع نامه به سایر افراد (چند نفر به صورت همزمان، برای اقدامات متفاوت و یا جهت اطلاع)

امکان جستجوی پیشرفته نامه ها (با توجه به سطح دسترسی)

تولید شماره اندیکاتور به صورت اتوماتیک (مطابق با سیستم شماری گذاری هر سازمان)

امکان اسکن و ثبت تصاوری نامه ها

ثبت هر نوع فایل پیوست برای تمامی نامه ها

امکان ثبت سوابق عطف و پیرو برای نامه های وارده و صادره



امکان گزارش گیری از نامه ها بر اساس نوع نامه (صادره، وارده، داخلی) با توجه به میزان سطح دسترسی

امکان گزارش گیری از نامه ها بر اساس فرستندگان و گیرندگان

امکان گزارش گیری از نامه ها بر اساس موضوعات نامه

امکان گزارش گیری از نامه ها بر اساس شماره اندیکاتور

امکان گزارشگیری از نامه ها بر اساس سطوح امنیتی

امکان گزارش گیری از نامه ها بر اساس وضعیت نامه (بایگانی شده، در گردش، در حال پاسخ و ...)

امکان گزارش گیری از نامه ها بر اساس بازه شماره نامه

امکان گزارش گیری از نامه ها بر اساس بازه زمانی تاریخ ثبت

امکان گزاش گیری از نامه ها بر اساس بازه زمانی تاریخ ارسال

امکان گزارش گیری از نامه ها بر اساس شهرت و ست ایجاد کننده نامه

امکان گزارش گیری از نامه ها بر اساس متن نامه

امکان پشتیبان گیری و بازیابی اطلاعات سیستم از نرم افزار

امکان رزو شماره خالی

امکان اتصال به انواع اسکنرهای تک برگی و دسته ای

امکان ایجاد کپی و رونوشت متعدد از یک نامه و بایگانی آنها

تایپ نامه توسط تمامی نسخه های موجود در ویرایشگر MS Word

امکان تعریف و ذخیره الگو و قالب های متنوع برای متن نامه ها در نرم افزار word

ذخیره قالب و متن فایلهای word در بانک اطلاعاتی سیستم جهت جلوگیری از پراکندگی فایل متنی نامه ها

امکان تعریف الگو و قالب های مختلف جهت تنظیم شماره اندیکاتور، موضوع و ....

لیست امکانات کارتابل

نمایش کامل گردش نامه

امکان تفکیک و تشخیص نامه های خوانده شده از خوانده نشده

وجود نوار ابزار کامل و کلیدهای میانبر برای دسترسی سریع به ابزار

امکان مشاهده پاراف تمامی اشخاص ارجاع دهنده نامه

امکان نمایش کلیه سوابق ارجاع یک نامه از ابتدا تا انتها همراه با پاراف های متنی روی آن نامه

امکان تایید گیری با تصاویر برای تمامی افراد ارجاع گیرنده

ثبت اتوماتیک تاریخ جهت اقدام و بایگانی پس از ارجاع



امکان درج مهلت اقدام نامه توسط ارجاع دهنده

امکان مشاهده تصویر نامه هم از طریق آیکون تصویر در فرم اصلی برنامه و هم از طریق صفحه مشخصات نامه

امکان ارسال رونوشت از یک نامه به دیگر اشخاص در سازمان

امکان پاسخگویی سریع نامه های وارده با استفاده از گزینه های موجود مخصوص برای نامه وارده

امکان مشاهده متن تایپی word نامه صادره

امکان ایجاد بایگانی و زونکن های شخصی برای نامه به صورت درختی

امکان درج توضیحات و ویرایش روی پوشه های بایگانی، زونکن ها و نامه ها

امکان ارجاع پیش نویس نامه برای دبیرخانه جهت ویرایش و ارسال آن به بیرون سازمان

امکان تعریف چندین تایپیست و دبیرخانه برای واحد های مختلف یا نامه های محرمانه به صورت جداگانه

امکان ثبت نامه های داخلی سازمان با درج موضوع و الصاق فایل تصویری یا متنی word و ارجاع آن به دیگر کاربران



امکان تعریف و استفاده از الگو ها در نامه داخلی

امکان تغییر رمز کاربری توسط کاربران بدون نیاز به مراجعه به راهبر سیستم

امکان استفاده کاربران متعدد بطور همزان از سیستم

قابل اجرا در کلیه سیستم عامل های ویندوز

تحت شبکه LAN و windows Server 2003

پایگاه داده ای SQL SERVER 2005 , 2008

امکان ارتباط چند دبیرخانه و ارسال نامه از یک دبیرخانه به دبیرخانه دیگر حتی در فواصل مکانی دور

محیط کاربری بسیار راحت (User friendly)

محیط کاربری بسیار ساده جهت استفاده افراد نا آشنا به کامپیوتر

امکان تعریف چارت سازمانی و سطوح دسترسی های مختلف با توجه به نیاز سازمان

امکان تعریف چند پست سازمانی برای یک نفر

امکان درج تصویر افراد به اطلاعات پرسنلی جهت سهولت کار

http://www.parsinasoft.com

نرم افزار ، اتوماسیون ، اداری ، دبیرخانه